Expand Documents
Expand Documents es una suite de servicios horizontales que ofrece, de manera ordenada y homogénea, todos los componentes necesarios para la gestión de documentos: creación, captura, explotación, clasificación y búsqueda, junto a funcionalidades específicas, como firma electrónica, portafirmas, tramitador o expediente electrónico. Todo ello complementado con la gestión de seguridad necesaria.
Concebida como una suite modular, sus componentes se conectan de manera sencilla a cualquier aplicación preexistente, enriqueciéndola así con todas las funcionalidades de carácter documental.
Expand Documents ha sido desarrollado en Java EE 6 bajo arquitectura Web siguiendo el estándar DMS (Documents Management System).
Se organiza en 3 grandes grupos de funcionalidades:
Expand Documents se integra de manera sencilla con cualquier aplicación preexistente, dotándola de toda la funcionalidad de gestión de documentos, capacidad documental y de seguridad.
Por su diseño, permite que las aplicaciones se mantengan inalteradas, conservando toda su funcionalidad original, pero dotándose de nuevas y potentes capacidades.
Captura y almacenamiento
Expand Documents gestiona documentos tanto creados por las aplicaciones, como provenientes de cualquier fuente externa. Éstos son analizados, etiquetados y clasificados. El proceso de etiquetado permite construir una ficha completa con toda la información relevante asociada a cada uno de ellos. Este etiquetado se puede realizar tanto de forma manual (el usuario rellena la información), como automática (viene dada por los sistemas verticales).
Posteriormente, todo documento se almacena y gestiona dentro de una base de datos o en un sistema de ficheros, siendo recuperable en cualquier momento junto con toda su información asociada.
Los documentos pueden ser almacenados y gestionados en cualquiera tipo de formato sin un análisis de su contenido. Para los formatos soportados por Expand Documents( texto, Word, PDF o imágenes, entre otros) se realiza un análisis para su catálogo e indexación.
Incluye una completa funcionalidad de escaneo que puede ser utilizada tanto en el servidor como desde el navegador del cliente, con la posibilidad de hacer una lectura OCR para su conversión a archivo de tipo texto, permitiendo la búsqueda por contenido, es decir, haciéndolo accesible a través de mecanismos documentales.
Tanto las imágenes introducidas como su texto pueden ser inmediatamente incluidos como nuevos documentos del sistema.
Esta documentación puede ser introducida de forma dinámica por las aplicaciones o por los usuarios finales.
Generación de documentos
Expand Documents aporta una completa gestión de Modelos de Documentos, a partir de las cuales es posible construir nuevos informes, que pueden ser listados o bien documentos de ofimática. Y en este caso, tanto si son únicos como múltiples, independientes o vinculados a datos.
A partir de la información contenida en una fuente de datos se pueden crear todo tipo de documento de fusión, tanto OpenOffice como MS Word.
Para la creación de informes se incluye toda la funcionalidad de importación desde diferentes fuentes de datos (Sql, Xml, Excel. CSV, etc.), para su uso con JasperReports o BIRT.
Exportación de datos
Dentro de cada aplicación, Expand Documents aporta la posibilidad de exportar los datos mostrados por pantalla a cualquier formato de documento.
Operaciones sobre documentos
Las operaciones más habituales que pueden llevarse a cabo de forma sencilla, tanto en modalidad stand-alone como embebidas, formando parte de la funcionalidad de las aplicaciones preexistentes, son las siguientes:
Cambio de formato
Los documentos pueden ser convertidos a cualquiera de los formatos soportados, permitiendo la gestión más adecuada en cada caso.
Firma electrónica
Expand Documents incluye un portafirmas y los mecanismos necesarios para la firma electrónica de documentos.
Cualquier documento gestionado tiene posibilidad de ser firmado digitalmente, aportando secuencia de firma y bandeja de entrada de documentos pendientes de firma. Todo ello bajo un control de seguridad basado en perfiles de usuario.
Expediente electrónico
Expand Documents permite la definición y gestión de expedientes electrónicos en modo árbol a partir de los documentos existentes o generados. Un conjunto de éstos pueden relacionarse siguiendo un patrón, esto es, un conjunto de pautas predeterminadas para constituir expedientes electrónicos.
Comunicación y envío de documentos
Cualquier documento gestionado puede ser remitido por ftp o e-mail.
Como todo documento puede ser tratado de manera desasistida, Expand Documents puede realizar cualquier tipo de notificación sin necesidad de intervención por parte del usuario.
Un mecanismo automático de notificaciones permite personalizar las acciones asociadas a cada suceso que ocurre en el sistema.