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LEX100. Sistema de gestión de expedientes judiciales

LEX100

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El proceso de la Administración de Justicia exige un enorme trabajo burocrático-administrativo. Éste se concreta en la redacción de escritos repetitivos, archivo de amplia documentación y seguimiento de plazos y procedimientos fijos determinados por la normativa procesal. Por el volumen de información a tratar, junto a la carencia de medios materiales y humanos adecuados, las oficinas judiciales se han encontrado tradicionalmente colapsadas, acumulando retrasos que en algunos casos son de varios años. Paralelamente, la relación con los abogados y representantes de las partes, al estar basada en el intercambio físico de escritos, resulta lenta y laboriosa.

Las consecuencias de lo anterior, en forma de inseguridad jurídica y mala calidad de servicio hacia los administrados, son frecuentes en países donde el Derecho es fundamentalmente escrito.

Frente a esta situación, las nuevas tecnologías en el tratamiento de la información ofrecen una ayuda decisiva en todas estas tareas, proporcionando agilidad y velocidad de respuesta, acortando los procedimientos y reduciendo los tiempos de espera para los administrados.

Por su fácil y rápida implantación, los proyectos de informatización de juzgados producen resultados apreciables en periodos de tiempo muy breves.

La informatización moderna no requiere la creación de nuevos organismos (centros de proceso de datos) por tratarse de soluciones distribuidas, donde cada grupo de usuarios, dotados de sus puestos de trabajo individuales, es autosuficiente, en lo que hace al procesamiento de su información.

Para asegurar el éxito, resulta imprescindible otorgar máxima prioridad a la capacitación del personal del juzgado y al desarrollo del software. Por tanto se debe plantear el proyecto desde las necesidades operativas, esto es desde un análisis riguroso de los procedimientos a informatizar y de los resultados que se esperan.

El punto fundamental se sitúa en la capacitación y en la aplicación y no en el equipamiento hardware, que debe ser siempre una consecuencia de lo anterior.

La adecuada implantación y el esfuerzo en capacitación, si bien suponen costes elevados, son imprescindibles para asegurar el éxito. Entre ellos se debe asimismo tener en cuenta el esfuerzo de arranque inicial que implica la introducción de datos.

LEX100 es la solución desarrollada por BASE 100 que incluye los conceptos más evolucionados para asegurar una informatización con éxito de las oficinas judiciales.

La informatización de las oficinas judiciales implica una triple actividad previa:

  • Capacitación de todo el personal relacionado.
  • Instalación del equipamiento y las aplicaciones.
  • Introducción de los datos iniciales dentro del sistema informático.

LEX100 ofrece soluciones completas, probadas y eficaces a cada una de estas actividades.

La informatización de las oficinas judiciales por medio de LEX100 tiene como beneficios inmediatos:

  • Mejora de todos los procedimientos judiciales, facilidad de acceso al estado de cada expediente y eliminación de los errores producidos por los sucesivos traspasos de textos. Consecuentemente, mayor rapidez y seguridad en los procesos.
  • Información completa y homogénea sobre todos los procedimientos, ya actuados o en curso, dentro de cada expediente y de cada juzgado, con plena accesibilidad para consulta o emisión de documentos.
  • Mejora general de la calidad de la Administración de justicia, esto es, de un servicio público y de gran trascendencia social, con un sistema que asegura tanto la rapidez como la fiabilidad y seguridad de todos los datos.

Características generales

LEX100LEX100 está concebido como una herramienta flexible y de uso general, utilizable en todas las dependencias judiciales vinculadas a la gestión de los expedientes, pudiendo adaptarse a cualquier fuero, instancia o dependencia.

Al incorporar medidas de total seguridad, permite un acceso escalonado y totalmente controlado de los diferentes usuarios que interactúan en el expediente, sean éstos miembros de la organización judicial o externos a la misma.

Está orientado al escrito como elemento central, alrededor del cual se organiza todo el movimiento del expediente.

Para ello, incluye un potente motor de Work-Flow adaptado a la actual normativa procesal que permite el seguimiento completo de toda la evolución del expediente y que está vinculado a las propiedades de cada tipo de escrito. En efecto, la inclusión o generación de un escrito puede desencadenar diversas acciones o producir cambios de situación del expediente.

Toda la información es almacenada en tiempo real en una base de datos documental, quedando disponible para su búsqueda y reutilización.

El sistema incorpora un componente de seguridad que controla tanto los permisos de acceso en función de roles, como mecanismos de auditoría permanente y un completo sistema de gestión de las contingencias.

Visión general de los componentes

El sistema se apoya en los datos de la causa almacenados sobre una base de datos relacional.

Asociados a los datos se encuentran todos los documentos y, en particular, los escritos producidos por el propio sistema, basándose en un conjunto de modelos de escritos. Estos modelos contienen tanto la forma de los escritos (textos en combinación con los datos del expediente y las reglas de dicha combinación), como las acciones sobre el estado del expediente que cada escrito lleva asociadas.

Las reglas de negocio se apoyan sobre un mecanismo de Work-Flow que está asociado a los escritos, reproduciendo el mecanismo de gestión de expedientes actual, por el que toda acción debe ser consecuencia o estar vinculada a un escrito; y recíprocamente, un escrito sólo puede ser emitido en determinadas situaciones del expediente.

El componente de gestión de plazos y de agenda complementa los mecanismos de gestión anteriores.

El sistema mantiene un conjunto de componentes que controlan las comunicaciones entre los distintos intervinientes, que pueden ser tanto de la propia organización como externos a la misma. Este componente facilita la consolidación de una auténtica administración digital de la justicia al permitir un flujo de informaciones y documentos ágiles, a distancia y con total seguridad.

Para ello, el componente de seguridad garantiza un control de acceso totalmente escalonado y protegido, con mecanismos de auditoría que permiten rastrear el comportamiento del sistema en todo momento y para cualquier tipo de operación realizada. Paralelamente, este componente aporta una completa capacidad de gestión de las contingencias.

Estos componentes quedan en buena medida ocultos al usuario, que solamente debe interactuar con el sistema reproduciendo su operatoria habitual y manejando siempre elementos que a él le resultan familiares.

Características técnicas

LEX100 es un sistema robusto y muy probado, tanto desde el punto de vista funcional como de la interfaz.

LEX100 ha sido desarrollado íntegramente en Java EE 6, como un desarrollo completamente nuevo, sin utilización de ninguna tecnología o elemento anterior y con total cumplimiento de los estándares de esta especificación, asegurando la calidad de cada uno de sus componentes.

Para su construcción se ha utilizando la herramienta de productividad Expand, en su versión 3.2. Esta herramienta aporta de manera automatizada: (a) la construcción de la interfaz Web; (b) toda la funcionalidad de acceso y gestión de datos; (c) toda la funcionalidad documental; (d) toda la funcionalidad vinculada a la seguridad de acceso y a la auditoría, y (e) un control de la calidad de todo el software construido. La herramienta ayuda también en la construcción de la lógica de negocio, agilizando los desarrollos y garantizando un código ordenado en aplicaciones claramente estructuradas y por lo tanto legibles, seguras y mantenibles.

El hecho de apoyarse en tres componentes horizontales que se ocupan de grandes grupos funcionales de uso repetitivo dentro de LEX100 (Gestor de documentos y escritos, Gestor documental y Gestor de seguridad de acceso y auditoria), dota al sistema de una gran robustez y seguridad.

Cada uno de estos componentes aporta toda su funcionalidad, que puede ser invocada desde cualquier punto del sistema donde sea requerida.

Estos grandes componentes aseguran la uniformidad y la calidad del software resultante, simplificando los desarrollos y el mantenimiento posterior.

Todo el sistema LEX100 está basado en arquitectura Web de tres capas. Para su utilización, en el servidor (que denominamos Servidor de Transacciones [ST]) requiere de una JVM 6.0 y de un Application Server (de tipo JBoss o semejante) con cualquier gestor de base de datos relacional compatible.

En ambos casos (JVM y JBoss) se trata de productos Open Source estándares totalmente maduros, que no implican el pago de licencias.

Todo el sistema LEX100 ha sido diseñado para poder utilizarse sin emplear ningún producto sometido al pago de licencia de ningún tipo.

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